نکات مدیریت نمایشگاه و غرفه داری
آیا داشتن غرفه زیبا که برند شما را به خوبی به نمایش می گذارد به تنهایی می تواند موفقیت شما را در نمایشگاه تضمین کند؟ قطعا جواب این سوال منفی است.
پس از انتخاب غرفه ساز مناسب، غرفه سازی نمایشگاهی و آماده سازی برای نمایشگاه، نوبت به در نظر گرفتن عوامل متعددی برای موفقیت و حضور شما در حین نمایشگاه است. چند راهکار زیر در زمینه مدیریت نمایشگاه به شما کمک می‌کند.
۱-به ظاهر غرفه و جزئیات غرفه خود توجه کنید.
خریداران جذب غرفه هایی می شوند که ظاهری خوب و آراسته دارند. حتما غرفه سازی مناسب انتخاب کنید.
از رنگ های روشن استفاده و برای طراحی غرفه خود تلاش کنید.
این تلاش ها باعث می شود تا بازدیدکنندگان در مقابل غرفه شما توقف کنند و از جلوی آن بی تفاوت نگذرند.
پیام خود را روشن بیان کنید طوریکه بیننده قادر به دیدن آن از هر جهت و همچنین از نمای دور و نزدیک باشد. .
از علائم واضح و روشنایی مطلوب و بهینه استفاده کنید.
۲-تجهیزات غرفه همسو با اهداف شما و متناسب با سلیقه های متفاوت
علاوه بر برخورد مناسب با بازدیدکننده های غرفه، وجود متدهای تبلیغاتی متفاوت برای سلیقه های مختلف، در جذب مخاطب بسیار تاثیرگذار است. .
بعضی از افراد آگهی های چاپی، بروشور و دیتاشیت های محصولات را دوست دارند، برخی دیگر دوست دارند دموهای ویدئویی از اطلاعات شرکت را بر روی تلویزیون های Full HD یا تبلت ببینند. .
بسیاری از آنها می خواهند با کارکنان غرفه ارتباط برقرار کنند و سؤال بپرسند. اطمینان حاصل کنید که تعداد زیادی از کارکنان غرفه در تمام اوقات در دسترس باشند.
۳-حضور کارکنان در غرفه با برنامه و مسئولیت مشخص
کارمندان حاضر در غرفه نماینده شرکت شما هستند.
هیچ کارمندی بی دلیل نباید در غرفه حضور داشته باشد.
اگر تعداد کارمندان بیش از حد باشد، بازدیدکنندگان را پس میزند و اگر هم کمتر از حد باشد، شرکت فرصت های فروش را از دست می دهد. پس به آنها مسئولیت های مشخص دهید. کارمندان شما باید ارزش و پیام برندی که سخت تلاش کردید با طراحی غرفه ای حرفه ای معرفی کنید، را تقویت کنند.
۴- تاثیر ظاهر آراسته کارکنان در جذب مخاطب
فقط شکل ظاهری غرفه تان موجب جذب بازدید کننده نمی شود بلکه شما هم باید ظاهری آراسته داشته باشید و لباسهای مناسب بر تن کنید. .
تا بازدیدکننده راغب شود که به غرفه تان سربزند و سوالاتش را بپرسد.
۵- آموزش زبان بدن و آداب معاشرت به کارکنان حاضر در غرفه نمایشگاهی
وضع نشستن یا ایستادن تان می تواند در غرفه بازدیدکنندگان را تحت‌تأثیر قرار بدهد. همیشه ایستاده به استقبال مشتری بروید و آماده خدمت باشید.
کارکنان با آگاهی از زبان بدن مناسب می توانند تأثیرگذاری بیشتری برای جذب بازدیدکنندگان داشته باشند.
در واقع آگاهی پرسنل باعث استفاده بهینه از این فرصت مناسب برای ایجاد علاقه مندی در بازدیدکنندگان و ارزیابی آن ها به درستی خواهد شد.
بنابراین همواره سرحال و خوشرو باشید.
۶-حضور کارکنان آموزش دیده در غرفه
کارکنان غرفه باید برای پاسخ دادن به برخی سوالات ساده و خرید مستقیم توسط بازدیدکنندگان، آموزش دیده باشند.
شما می توانید با برگزاری سرگرمی های متناسب با شخصیت کاری و نوع نمایشگاهی که در آن شرکت کرده اید، بازدیدکنندگان را جذب غرفه خود کنید.
۷-انتخاب کارکنان مناسب برای اداره غرفه
کارکنانی که در غرفه حضور دارند باید آگاهی و شناخت درستی از محصول یا خدمات شرکت شما داشته باشند.
به آنها باید در زمینه صحبت کردن با بازدیدکنندگان، آموزش های مناسبی ارائه دهید تا بتوانند با دیدگاه و چشم اندازهای آنها ارتباط برقرار کنند. .
بازدیدکنندگان صحبت ها و رفتارهای کارکنان را نظاره می کنند بنابراین باید مراقب باشید تا تصویر درستی از شرکت شما در ذهن آنها ایجاد شود. .
همچنین خوردن خوراکی یا غذا در درون غرفه حتی اگر یک بازدیدکننده داشته باشید، رفتاری چندان حرفه ای نیست.
در نهایت باید مطمئن شوید که کارکنان غرفه شامل ترکیبی از کارشناسان محصولات و فروش شرکت شما باشند.
۸- حضور کارکنان در غرفه با برنامه و مسئولیت مشخص
کارمندان حاضر در غرفه نماینده شرکت شما هستند. هیچ کارمندی بی دلیل نباید در غرفه حضور داشته باشد.
اگر تعداد کارمندان بیش از حد باشد، بازدیدکنندگان را پس میزند و اگر هم کمتر از حد باشد، شرکت فرصت های فروش را از دست می دهد. پس به آنها مسئولیت های مشخص دهید. کارمندان شما باید ارزش و پیام برندی که سخت تلاش کردید با طراحی غرفه ای حرفه ای معرفی کنید، را تقویت کنند.
۹-استفاده از جملات درست برای استقبال از بازدیدکنندگان آموزش کارکنان برای گفتگویی جذاب
برای شروع گفتگو با بازدیدکنندگان علاوه بر معرفی خود از سوالات مناسب، جذاب و با پایان باز استفاده کنید. یک لبخند واقعی و تماس چشمی تأثیری عالی دارد.
برای نمونه از جمله ” چه فرمایشی دارید” یا ” کمکی می تونم به شما بکنم؟” استفاده نکنید. بازدیدکننده را راغب به گفتگو کنید.
سوال های این چنینی از جانب بازدیدکنندگان پاسخ هایی غیر شخصی، بی تفاوت و یک کلمه ای در بر دارد، این می تواند شروع یک گفتگوی خوب را تقریبا غیرممکن کند. .
به بازدیدکنندگان خود برخوردی تند نداشته باشید، این کار باعث نمایش تصویری منفور از شما و راهی شدن مشتریان شما به غرفه رقبایتان می شود. به یاد داشته باشید، کارمندان حاضر در غرفه نماینده شرکت شما هستند.
۱۰- ارائه اطلاعات صحیح به بازدیدکنندگان
بازدید کنندگان خود را با دادن اطلاعات زیاد غرق نکنید! این باعث می شود اطلاعات دریافتی بی معنی جلوه کند.
پیام های بازاریابی را بشمارید، چند ثانیه زمان می برد تا بازدیدکنندگان از غرفه شما بگذرند؛ دراین مدت کوتاه آیا موفق شده اید که پیام برندتان را به خوبی به آنها منتقل کنید؟
فقط اطلاعات درست و صحیح را ارائه دهید، این مقدار اطلاعات برای جذب و ترغیب آنها کافی است و بازدیدکنندگان شما برای کسب اطلاعات بیشتر به غرفه تان باز خواهند.
۱۱- لزوم جلب توجه بازدیدکنندگان به غرفه
غرفه دار در نخستین گام باید توجه بازدیدکنندگان را جلب کرده و آنها را تشویق به مکث کردن در برابر غرفه و کالاهای آن کند.
۱۲- لزوم تشخیص مشتری بالقوه توسط غرفه دار
غرفه دار نباید با بازدیدکننده ای که هنوز مشتری بودن یا نبودنش معلوم نیست وقت زیادی صرف کند آنها باید دقت کافی داشته باشند تا بتوانند بازدیدکنندگان را ارزیابی کنند.
۱۳- ارزیابی بازدیدکنندگان
بازدیدکننده های خود را ارزیابی کنید و هرگز از روی ظاهر آنها را قضاوت نکنید.
آیا می توانید زمان خود را صرف بازدیدکنندگانی کنید که هرگز قصد خرید از شما را ندارند؟ و مشتریان واقعی خود را از دست دهید؟ .
برای شناسایی بازار و مشتریان خود وقت صرف کرده و آنها را هدفمند انتخاب کنید. اگر شما یک بازار هدفمند و مشخص دارید، نیاز است بازدید کنندگانی راجذب کنید که برایتان واقعا مهم هستند. بیش از حد برای یک بازدیدکننده زمان نگذارید.
۱۴- لزوم داشتن اطلاعات کافی مسئول غرفه از کل نمایشگاه
مسئول غرفه افزون بر امور مربوط به کالاهای غرفه خود باید اطلاعات جانبی سایر مکانهای نمایشگاه را نیز بداند.
۱۵-توجه به بازدیدکنندگان به عنوان مشتریانی بالقوه
بازدیدکنندگان دوست دارند که مورد توجه واقع شوند و شما باید به هر بازدید کننده غرفه تان به چشم مشتری نگاه کنید بنابراین نسبت به بازدید کنندگان از غرفه تان بی توجه و بی تفاوت نباشید.
۱۶- کاهش بازدید کنندگان غرفه به دلیل توقف افراد متفرقه
افراد متفرقه می توانند غرفه ی شما را بد جلوه دهند و باعث کم شدن بازدیدکنندگان از غرفه تان در هر نمایشگاهی شوند .
پس از توقف افراد متفرقه در غرفه خود جلوگیری کنید.
۱۷- پاسخگویی مناسب در جهت رفع ابهامات ذهنی بازدیدکنندگان غرفه
هر بازدیدکننده ای با توجه به نیاز و ابهامات ذهنی اش به غرفه شما سر می زند .
پاسخ دادن با توجه و با روحیه بالا به بازدیدکنندگان تأثیر بسزایی در بالا رفتن بازدیدکنندگان شما از غرفه تان در پی خواهد داشت.
۱۸-کاهش بازدیدکنندگان غرفه بخاطر دریافت اطلاعات ناقص
از دیدکنندگان بدنبال یافتن سوالات و ابهامات ذهنی شان به غرفه شما سر می زنند اما اگر اطلاعات ناقص و نادرست دریافت کنند ،دیگر به غرفه شما مراجعه نخواهند کرد .
و شاید دید سایر افراد را هم نسبت به غرفه تان عوض کنند.
طراحی و اجرای درست و حرفه ای غرفه به بسیاری از سؤالات و ابهامات ذهنی بازدیدکنندگان پاسخ خواهد داد.
۱۹- تاثیر منفی بی اعتنایی و بی توجهی در جذب بازدیدکنندگان
شما غرفه زده اید تا بازدیدکننده و در نهایت مشتری برای خودتان جذب کنید.
غرفه ی شما اتاق خصوصی تان نیست که بخواهید دائماً در حال استراحت باشید و به بازدیدکنندگان بی توجهی کنید.
۲۰- کاهش بازدیدکنندگان به خاطر تجمع پرسنل در غرفه
تجمع کارکنان درون غرفه و صحبت های خصوصی در غرفه مانع ورود بازدیدکنندگان به غرفه شما خواهد شد. بازدیدکننده دوست ندارد جمع خصوصی شما را به هم بزند. بنابراین از این کار جدا خوداری نمایید. او همچنین باید خوش برخورد بوده و از بنیه و طاقت کافی برخوردار باشد.
۲۱- عدم نمایش حجم بالایی از محصولات در غرفه
نمونه یا سمپل های بعضی از محصولات خود را برای بازدید عموم به نمایشگاه ببرید، اگر مشتریان درخواست محصولات بیشتری را که در غرفه موجود نبود، داشتند، آدرس آنها را بگیرید و برایشان بفرستید. (امتیازی که مخصوص بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه است.
این کار هم باعث صمیمیت بیشتر، کاهش هزینه ها و مشکلات حمل و نقل مربوط به محصولات غرفه و هم باعث افزایش راه های ارتباط با مشتری می شود.
۲۲- برگزاری مسابقه و سرگرمی با هدف معرفی کسب و کار شما
خیلی ها شرکت در مسابقات و برنده شدن را دوست دارند، معرفی ویژه و خاص کسب و کار، برگزاری مسابقات و جایزه دادن باعث جذب مردم به سمت غرفه شما می شود.
اطمینان حاصل کنید که شما به چیزی فراتر از برگزاری مسابقات و جایزه دادن نیاز دارید و آن دادن کارت معرفی کسب و کارتان، یا پر کردن فرم تماس و یا پرسشنامه توسط بازدیدکنندگان است.
۲۳- در شبکه های اجتماعی تان مخاطب جذب کنید.
شما باید برنامه بازاریابی شبکه های اجتماعی محصولات خود را در محل غرفه ی نمایشگاهی که در آن شرکت کرده اید، پیگیری کنید.
یکی از راه های آن معرفی شبکه های اجتماعی در نمای غرفه است و یا از افرادی که در محل غرفه با آنها آشنا میشوید دعوت کنید تا عضو شبکه های اجتماعی شما شوند و یا نمایشگاه مذکور را در شبکه های اجتماعی خود منشن کنید. .
دعوت از مخاطبان به بازدید از غرفه خود و ارائه یک انگیزه و مشوق خاص برای اینکه در کانال های شبکه های اجتماعی شما حضور داشته و فعالیت کنند.
۲۴- تخصص ها و ارزش های خود را به نمایش بگذارید.
برای شرکت کنندگان در نمایشگاه، ارزش های شرکت خود را معرفی کنید.
این می تواند از طریق یک مقاله در مورد وضعیت صنعت ،فهرست ۱۰ محصول برتر و جدیدترین روندهای کسب و کار شما باشد. .
اگر اکثر افرادی که در یک نمایشگاه خاص شرکت می کنند خارج از منطقه ی شما باشند، می توانید اطلاعاتی در مورد منطقه محلی خود بدهید ، و برای مذاکره کردن و قرارداد بستن برای شام آنها را به بهترین رستوران های منطقه خود دعوت کنید.
۲۵- پیشنهادات وپژه مخصوص دوران نمایشگاه بگذارید.
اطمینان حاصل کنید که خریداران به خرید آن محصولی که در طول برگزاری نمایشگاه برایش پیشنهاد و تخفیف ویژه گذاشته اید، نیاز دارند و مطمئن شوید که پیشنهاد ویژه را خیلی روشن و واضح در طول برگزاری نمایشگاه اطلاع
رسانی کرده اید. کانال های اجتماعی و تبلیغات مجازی ابزار مناسبی خواهد بود.
۲۶- پذیرایی از بازدیدکنندگان با نوشیدنی و تنقلات
با پذیرایی بوسیله نوشیدنی و تنقلات، از آنها پذیرایی کنید.
نوشیدنی ها و یا پیشنهادات میان وعده باید با فرهنگ یا موضوع شرکتتان مطابقت داشته باشد. بطری های آب و هر بسته بندی باید به برند یا کارت های کسب و کارتان متصل شود تا به آنها یادآوری کند که از غرفه و شرکت شما دریافت کرده اند.
۲۷- مهمان نواز باشید.
از مهمانان خود در غرفه با نوشیدنی و خوراکی های مرسوم به گرمی مهمان نوازی کنید. چای،نسکافه، شیرینی و صندلی های راحت همیشه جواب می دهد.
ارتباط گرم و استقبال صمیمانه بسیار مؤثر است پس غرفه ی خود را همانند خانه تان بدانید. وقتی مهمانی به خانه ی شما می آید، ابتدا عطر و بوی دلپذیر منزل شما برایش جلب توجه می کند.
بنابراین استقبال از مهمانان در غرفه با عطر بی نظیر چای تازه دم و کوکی های خوشمزه تأثیری دوچندان دارد.
بگذارید مهمانان و مخاطبان غرفه ذره ای از سخاوت و بخشندگی شما را بچشند و مطمئن باشید مقداری بسیار بیشتر از آن برمی گردد.
۲۸- موقعیت مکانی مناسب نمایشگاه برای ایجاد غرفه
ایجاد غرفه ها در مکان های پربازدید و مورد توجه نمایشگاه ها بسیار مهم است. بیشتر نمایشگاه ها ، هزینه های اضافی را برای غرفه های حاضر در این مکان ها درخواست می کنند.
اگر مایل به پرداخت هزینه های اضافی هستید، زودتر اقدام کنید. مکان های پربازدید در نمایشگاه ها به سرعت به فروش می روند؛ بنابراین شما باید برای سال آینده از الان به فکر پیش خرید باشید.
اگر قصد دارید برای برپایی غرفه در یک نمایشگاهی بصورت بلند مدت و سالانه برنامه ریزی کنید، ایجاد غرفه در این مکان ها می تواند قدرت نفوذ شما در میان بازدیدکنندگان را بالا ببرد.
۲۹- لزوم داشتن اطلاعات کافی کارکنان در غرفه
همه کارکنان باید اطلاعات کافی درباره کالاها داشته باشند و طرز استفاده از آن ها را بدانند و با اصطلاحات بازرگانی در مورد حمل و نقل و بسته بندی و بیمه و تعرفه های گمرکی و شرایط فروش و واگذاری نمایندگی، آشنایی داشته باشند.
کارکنان غرفه باید از محل های عمومی و تسهیلات و تاسیسات نمایشگاهی از قبیل تلفن عمومی، کمک های اولیه، انتظامات و امثال آن ها مطلع باشند. بهتر است یکی از کارکنان مسئول حفظ نظم و نظافت کل غرفه باشد.
۳۰- نقش مهم مطبوعات در جلب توجه مخاطبان به غرفه شما
وسایل ارتباط جمعی، نقش مهمی در معرفی هرچه بیشتر غرفه ی شما در نمایشگاه دارند، تعامل تاثیرگذار با این رسانه ها یکی از امور حیاتی برای برندهاست و لزوما پیش از شروع نمایشگاه باید به اتمام رسیده باشد.
یکی از اصلی ترین وجوه تمایز برند شما نسبت به رقبا، میزان محبوبیت شما در بین مطبوعات است پس پای نمایندگان مطبوعات را به غرفه خود باز نمایید و علاوه بر آن رابطه ای نزدیک با روابط عمومی و مدیریت سازمان نمایشگاه داشته باشید و تبلیغات خود را با برنامه های تبلیغاتی سازمان نمایشگاه هماهنگ کنید.
۳۱- آگاهی به کارکنان برای مدیریت زمان در گفتگو با بازدیدکنندگان
بهتر است کارکنان غرفه از مذاکرات و بحث های طولانی پرهیز کنند. آنها باید زمان و انرژی خود را بین تمام بازدیدکنندگان تقسیم کنند.
اگر بازدیدکننده ای می خواهد اطلاعات بیشتری از کالا یا محصولات شما بگیرد، شماره تلفن و نام او را یادداشت کرده و در اسرع وقت جلسه ی کاری در محل شرکت برایش تعیین کنید. اینکار باعث می شود تا شما مشتریان بالقوه شرکت خود را از دست ندهید.
۳۲- نکاتی برای حفظ کالاها و وسایل نمایشگاه
محصولاتتان را تا رسیدن به غرفه شخصا همراهی نمایید تا از ایمنی و سلامت آنها اطمینان حاصل کنید. .
و هنگام جمع آوری، شخصا در مراحل رسیدن کارتن های خالی، بسته بندی کالاها، برچسب زدن و خروج آنها حضور داشته باشید و در صورت امکان از پوشش های مخصوص بسته بندی جهت اطمینان خاطر بیشتر استفاده نمایید.
۳۳- اشتراک گذاری دانش خود با بازدیدکنندگان
یکی از موثرترین تاکتیک های ایجاد تعامل و مشارکت، اشتراک گذاری رایگان دانش خود در ازای گرفتن اطلاعات تماس و ایمیل های بازدیدکنندگان است.
علاوه بر اینکه کارکنان غرفه باید افرادی آشنا و مطلع از تولیدات و محصولات شرکت باشند،بروشورها و کتابچه ها در این زمینه می توانند کمک کنند.
اطلاعات تماس و ایمیل ها می تواند برای پیگیری بعد از اتمام نمایشگاه و تبدیل بازدیدکنندگان به مشتریان به کار روند.
۳۴- اطلاع رسانی برند خود به مخاطبان
بهترین راه برای ایجاد علاقه چیست؟
ابتدا علاقه ی خود را به مخاطبان نشان دهید.
کارکنان در غرفه نخست باید محصولات و کالاهای شرکت را دوست داشته باشند و بعد برای به فروش رساندن آن تلاش کنند. راه بدست آوردن علاقه و اشتیاق دیگران اول علاقه نشان دادن به خودشان است.
از مخاطبان خود در مورد شرکت و کسب و کارشان سوال بپرسید و اینکه از کجا شروع کرده اند. تقریبا هربار که شما از کسانی این سوالات را بپرسید، آنها هم همین سوالات را از شما می پرسند.
بنابراین این مکالمه و تبادل اطلاعات بین شما و مخاطبان منجر به معرفی بهتر برند شرکتتان می شود.
۳۵- کیفیت در ایجاد ارتباطات کاری در نمایشگاه ها بر کمیت ارجحیت دارد.
اگر قبل از شروع نمایشگاه به لیستی از شرکت کنندگان دسترسی دارید، آنها را به سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان(CRM ) خود اضافه کنید.
این سیستم از طریق تبلت یا تلفن هوشمند همیشه در طول برگزاری نمایشگاه در دسترس شما می باشد تا بتوانید یادداشت هایی درباره کسانی که ملاقات می کنید و صحبت ها و مذاکراتی که با آنها انجام می دهید در آن ثبت کنید .
اگر سرتان انقدر شلوغ است که نمی رسید آنها را یادداشت کنید، مطمئن شوید که کارت های ویزیت کسب و کارهای مختلف را می گیرید.
